Sem dúvidas, os documentos empresariais são uma das questões mais importantes para toda e qualquer empresa que deseja se desenvolver adequadamente e alcançar melhores resultados.
Não é à toa que os documentos e relatórios de empresas são um dos assuntos mais falados pelos gestores, afinal, a gestão desses papéis faz toda diferença na cultura organizacional de uma empresa.
Portanto, se você quiser saber algumas curiosidades sobre o mundo dos documentos empresariais, seja um relatório de uma limpeza de fachada predial de uma empresa de engenharia ou um relatório financeiro de uma loja de cosméticos, a gestão faz toda diferença.
O que são documentos empresariais?
Antes de irmos para as curiosidades que regem o universo dos documentos empresariais, vamos entender o que de fato são estes elementos tão milenares e tão importantes para as empresas de todos os segmentos, seja loja de tintas ou empresa de grelha em ferro fundido.
Basicamente os documentos comerciais são declarações que uma empresa deve obter para desenvolver suas atividades de acordo com as leis vigentes.
Empresários e gestores devem se familiarizar com os documentos exigidos, afinal eles certificam que a empresa é legítima e capaz de exercer suas funções dada a localização estabelecida e o quadro de funcionários existente.
É por isso que garantir uma boa gestão dos documentos empresariais é um ponto que os diretores e gestores devem avaliar com atenção. Isso porque eles devem estar disponíveis e serem fáceis de encontrar ao serem solicitados por órgãos competentes.
A organização é a base de uma boa gestão empresarial e deve ser aplicada em todas as etapas de um negócio, seja em uma empresa de serviços de mandrilhamento ou loja de cosméticos veganos, por exemplo.
Curiosidades sobre documentos empresariais
Depois de entendido o quanto eles são importantes para as empresas e como a boa gestão é algo indispensável para o sucesso do negócio, vamos para o foco deste artigo que é saber algumas curiosidades sobre esses documentos.
Os documentos não são complicados
Mesmo que muitos gestores pensem ou tenham sérios problemas de ansiedade e dores de cabeça só de pensar em documentos da empresa, é importante saber que eles não são algo complicado, desagradável ou difícil de lidar.
De fato, isso é algo que todo mundo pensa na verdade, em toda burocracia e processos cansativos que tem a ver com documentos.
No entanto, é algo simples e bem intuitivo, até mesmo para gerenciar documentos de uma empresa produtora de café, em que são necessários gerir documentos de colaboradores que trabalham no campo colhendo o grão e colaboradores do escritório da empresa.
Logo, principalmente com o advento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o gerenciamento dos documentos pode ser muito simples, e assim evitar o alto número de multas aplicadas pelo mau gerenciamento desses.
Gerenciar os documentos pode ser divertido
Essa curiosidade você certamente não esperava ler, certo? Mas de fato o gerenciamento dos documentos empresariais pode ser muito divertido se você trabalhar com eles de uma forma otimizada e inteligente, principalmente em sua catalogação.
Seja documentos de transporte de uma empresa de automação industrial, bem como certificados de revendedor siemens que comprovam que a empresa está apta e seguindo as diretrizes corretas, hoje em dia existem softwares que facilitam e tornam a gestão divertida.
Nesse sentido, os documentos sobre armazenamento de mercadorias e regulamentação podem se tornar algo leve e fluido na dinâmica e cultura organizacional, o que ajuda também em consultas posteriores, já que você encontrará o material com mais habilidade.
O problema é que mesmo com as atuais facilidades do mundo digital, muitos gestores ainda se descuidam na hora de começar a arquivar documentos como faturas, e-mails ao fisco, papéis comerciais, legislação, contratos, etc.
Isso porque ainda possuem a mentalidade de antes, dos processos fiéis e complicados, feitos manualmente que tornavam as coisas mais cansativas.
Portanto, o armazenamento dos documentos contábeis (seja em formato físico ou digital) deve ser feito por assunto – DRE, fluxo de caixa, balanço, fatura, etc.
Cada uma dessas categorias deve ser protegida por pastas contendo arquivos em ordem crescente a partir da data de publicação.
No caso de arquivamento de documentos físicos, também é recomendado o uso preferencial de envelopes transparentes para facilitar ainda mais a identificação.
O gerenciamento ajuda a aumentar a produtividade
Digamos que essa é uma das principais curiosidades, que inclusive é um grande benefício para o desenvolvimento organizacional.
Isso significa que uma empresa fornecedora de bombas airless, por exemplo, deve estruturar uma dinâmica organizacional que preza pela boa administração dos documentos, que é a riqueza de toda e qualquer empresa.
A gestão de documentos reduz custos
Você poderia pensar que gerenciar bem os documentos poderia contribuir para reduzir os custos da sua empresa?
Pois bem, essa é uma outra curiosidade interessante sobre documentos de empresas, que de fato, se forem bem geridos, podem contribuir para uma boa redução de custos internos.
Por exemplo, um bom software de gerenciamento de documentos jurídicos é uma ferramenta poderosa que pode ajudá-lo a aumentar a produtividade, reduzir custos e melhorar a qualidade dos documentos em uma fábrica de queijo coalho preço atacado.
Tudo isso porque um sistema de alto desempenho automatiza muitas tarefas, economizando tempo e dinheiro e facilitando o trabalho com os clientes.
Resumidamente, aqui estão algumas maneiras pelas quais o gerenciamento de documentos jurídicos pode ajudar:
- Custos reduzidos;
- Aumento da produtividade;
- Reduz atrasos na conclusão de projetos;
- Aumenta a produtividade geral da organização.
É baseado nisso que uma empresa de locais para casamento ao ar livre pode investir adequadamente na boa gestão de documentos e obter resultados satisfatórios e interessantes para o negócio.
Um bom gerenciamento promove satisfação do cliente
A satisfação do cliente é um fator-chave para garantir que os clientes voltem para você. Também é um ótimo indicador de quão bem o seu trabalho está indo e se está atendendo às expectativas, visto que esses clientes darão um feedback positivo para você.
Nesse ponto, o gerenciamento de documentos pode melhorar a satisfação e a retenção do cliente, o que significa que você pode dedicar mais tempo às partes realmente importantes do seu negócio.
Os clientes são mais do que números em uma planilha, são pessoas com necessidades, desejos e expectativas. Para atender melhor seus clientes, você precisa saber quem eles são e o que desejam de você.
Visto sob esta luz, o gerenciamento de documentos permite que você organize as informações do cliente em um banco de dados facilmente acessível, permitindo que você acompanhe os requisitos ao longo do tempo.
Isso os ajuda a antecipar o que os clientes podem precisar a seguir, para que possam fornecer um serviço melhor no futuro e lidar com quaisquer problemas de maneira rápida e eficiente.
Ajuda seus funcionários a trabalhar com eficiência
Os documentos legais fazem parte de todos os negócios e, para algumas empresas, são uma parte essencial do fluxo de trabalho diário. Esses documentos podem incluir contratos, faturas, ordens de compra e muitos outros.
Se a sua empresa lida com isso diariamente, não há dúvida de que é importante encontrar formas de tornar o processo mais tranquilo para os funcionários da sua empresa fabricante de aparelho auditivo para idosos preço.
Como mostramos até agora, o gerenciamento de documentos jurídicos é uma forma de armazenar, compartilhar e colaborar em documentos.
Empresas, escritórios de advocacia e agências governamentais o utilizam para gerenciar documentos e facilitar sua localização quando você precisar deles.
Eles são projetados para funcionar com todos os tipos de documentos, inclusive ajudando seus funcionários a trabalhar com mais eficiência.
Por exemplo, se você tiver um grande número de documentos relacionados a um caso, poderá passar horas pesquisando todos eles para encontrar o correto.
Com o software de gerenciamento de documentos, você pode pesquisar facilmente todos os seus documentos e encontrar o que procura em segundos ou minutos, não em horas, o que vai economizar muito tempo que você vai poder investir em coisas mais rentáveis.
Você também pode acessar os arquivos de qualquer lugar, portanto se os funcionários precisarem de algo enquanto estiverem fora de casa, eles podem acessá-lo de seu smartphone ou tablet sem precisar carregar nenhum arquivo físico com eles.
Outro benefício é permitir que funcionários que normalmente não trabalham juntos, como advogados de diferentes setores, colaborem com mais facilidade.
Se um advogado precisa que alguém comente algo em seu arquivo, ele não precisa enviar um e-mail pedindo, ele pode simplesmente compartilhar seu arquivo para que as pessoas possam ver exatamente o que está escrito nele.
Isso facilita muito a vida de qualquer trabalhador, que agora terá mais praticidade e rapidez quando estiver precisando de algum documento específico. Como a tecnologia tem avançado nos últimos anos, é claro que devemos utilizar esses artifícios a nosso favor.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
