Você sabe o que é compliance e como ele afeta a gestão de compras nas empresas?
Nos últimos anos, esse tem sido um assunto muito falado e de grande importância para as empresas.
Com isso, algumas empresas acabam manchando sua imagem e reputação devido a ações ilegais financeiras e políticas empresariais. Nessa realidade que atinge empresas de todos os portes e setores, é urgente entender e praticar o compliance no dia a dia.
É claro que empresas de automação industrial que possuem ética empresarial bem claras já estão com seu compliance estável e colocam em prática em todas as suas ações organizacionais.
Se você quer entender tudo que envolve o conceito e a prática do compliance, a importância, os tipos, e como as empresas podem se adequar a esse conceito importante, continue lendo para saber mais!
O que é compliance?
A palavra compliance vem do inglês “to comply”, que significa “obedecer às regras”, “estar de acordo com as leis”, ou “agir de acordo com as conformidades”, todas essas definições explicam grande parte do conceito da palavra.
Ou seja, o termo compliance tem a ver com o comportamento da empresa e sua adequação às regras dos órgãos reguladores que regem as questões tributárias e fiscais dela.
Este conceito inclui todas as políticas, regras, controles internos e externos que a organização precisa estar de acordo. Assim, para atender o compliance, as atividades da empresa devem atender integralmente às normas e legislações aplicáveis aos seus processos.
Logo, as pessoas jurídicas (empresas) e todas as pessoas físicas que nelas trabalham, incluindo provedores de benefícios, são obrigadas a agir de acordo com os regulamentos do regulador.
Tudo isso vale tanto para uma empresa de serviços como de produtos. Por exemplo, uma empresa de serviços de fundição de ferro e uma empresa que vende produtos cosméticos veganos deve atender aos critérios legais que regem cada um de seu segmento.
Além disso, devem zelar pelo fiel cumprimento de diversos instrumentos normativos internos. Afinal, só assim a empresa pode estar em conformidade em termos de meio ambiente, mão de obra, finanças, segurança da produção, operação, contabilidade, etc.
De fato, é um trabalho complexo onde os gerentes planejam, executam e delegam todos os processos.
Como surgiram as definições de compliance?
As definições de compliance surgiram com as regulamentações dos EUA, como a criação da Prudential Securities em 1950, a regulamentação da Securities and Exchange Commission (SEC) em 1960, e a promulgação do Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) em 1977.
Vinte e cinco anos depois, o Reino Unido promulgou o Bribery Act. E em 2013, foi a vez do Brasil promulgar a Lei 12.846, a Lei Anticorrupção. A legislação brasileira estabeleceu a responsabilidade das empresas por infrações à administração pública.
Tal conduta inclui oferecer benefícios a funcionários públicos, financiar ou custear a prática de atos ilícitos e ocultar os interesses ou a identidade dos beneficiários de tais atos.
As leis anticorrupção também prevêem penalidades como perda de bens, cessação de atividades, proibição de aceitação de recompensas e doações, etc. Diante disso, torna-se mais evidente a necessidade de prevenir, detectar e punir as infrações societárias.
Ou seja, foi um processo muito importante em que os países sul americanos começaram a construir essas legislações, e os outros países, como o Brasil, começaram a implementar também.
Qual a importância do compliance?
De forma bem resumida, a importância do compliance é que ele visa criar valor para o negócio e garantir a sobrevivência da empresa em termos legais e fiscais, o que consequentemente ajuda na melhor gestão de compras dos clientes.
Afinal, os clientes passarão a enxergar melhor a empresa, de forma que a fidelização se torna consequência. Portanto, essa prática evita os problemas decorrentes da falta dele, como:
- Falta de orientação organizacional;
- Inconsistência com as leis aplicáveis no nicho empresarial;
- Falta de ferramentas de prevenção adequadas;
- Falha na gestão de processos;
- Operações sem um sistema de informação estruturado.
Todas essas questões negativas podem ser evitadas na sua empresa de que fornece tubo pead irrigação com aplicação de um compliance ideal. Portanto, é fundamental que sua empresa tome todas as precauções para aplicar da melhor maneira possível essa estratégia.
Tipos de compliance
Agora vamos detalhar algumas definições importantes sobre esse tema. Ou seja, existem diferentes tipos de compliance que precisam ser seguidos dentro do contexto empresarial.
Por exemplo, há impostos e há questões ambientais que precisam ser obedecidas em uma empresa que faz manutenção Industrial, e são formas diferentes de cumprir leis e regulamentos.
Embora as especificações sejam diferentes, todas compartilham desafios comuns que consistem na regulamentação e obrigações com documentos oficiais e fiscais. Vamos dar uma olhada nas diferentes compliances que as empresas devem cumprir:
Compliance empresarial
Toda e qualquer empresa tem compliances empresariais a serem obedecidas, e diz respeito está tanto às políticas internas da empresa quanto às normas e legislações externas que orientam a atuação específica no mercado.
Por exemplo, uma empresa de fabricação de balança industrial tem um compliance empresarial diferente e específico de seu segmento.
Compliance tributário
Esse tem a ver com o “terror” de toda empresa que são os impostos. Ou seja, o compliance tributário está diretamente relacionado a pagamentos obrigatórios que as empresas em geral devem pagar, de acordo com a lei.
Estar em dia com esse compliance evita que a empresa caia em qualquer desonestidade e comportamento criminoso.
Compliance trabalhista
Já a compliance trabalhista se refere à observância dos deveres e obrigações no trato com os empregados da empresa.
É necessário garantir que os empregadores se comportem de acordo com a lei, pois isso pode reduzir a rotatividade e, em casos extremos, evitar dispendiosos litígios trabalhistas.
Compliance ambiental
A compliance ambiental se refere ao compromisso de uma empresa em cumprir as leis pertinentes ao meio ambiente e evitar multas ou penalidades pesadas em relação a esse quesito.
Além disso, é uma boa prática que a própria organização define para que os procedimentos e ações internas reduzam o impacto de suas operações na natureza. Esse compromisso é amplamente reconhecido pela sociedade e faz da empresa um exemplo a ser seguido.
Por exemplo, uma empresa que utiliza aquecedores de passagem em seus processos deve estar de acordo com todas as legislações ambientais para que suas ações não atinjam intensivamente o meio ambiente.
Compliance digital
A conformidade digital é sobre como as empresas gerenciam informações e dados. Com isso queremos dizer que todos os processos devem ser realizados com a devida diligência e honestidade, com a responsabilidade de proteger a integridade das informações do cliente.
Nesse caso, é preciso entender que a LGPD está em vigor e a empresa deve cumprir suas exigências.
Afinal, a LGPD possui requisitos mais rígidos para gerenciamento, armazenamento e uso de dados de indivíduos (clientes, fornecedores, funcionários) com os quais sua organização se relaciona, e isso de fato é de suma importância.
Portanto, é necessário definir novos procedimentos, processos e regras para o tratamento dessas informações de acordo com a LGPD. Dessa forma, a empresa evita riscos ou penalidades decorrentes do descumprimento da lei.
Compliance jurídico
O compliance jurídico envolve as diretrizes legais propriamente ditas que uma empresa deve exercer. É por isso que toda empresa deve ter advogados para compor uma equipe jurídica atuando em conjunto como suporte, para cumprir todas as leis aplicáveis.
A principal tarefa da equipe jurídica é garantir que todas as atividades sejam realizadas dentro da lei e que as ações tomadas pela empresa não representem risco de descumprimento ou fraude.
Seja em uma empresa que presta serviço de instalação de cabine de pintura ou qualquer outro tipo de empresa de serviços ou produtos, é indispensável ter esse suporte jurídico bem estruturado.
Como as empresas podem se adequar ao compliance?
Agora vamos dar dicas importantes para as empresas de todos os segmentos estruturar o compliance de forma adequada. Confira:
Desenvolva um código de conduta
As organizações pautadas por um código de conduta transmitem uma imagem credível aos seus clientes e parceiros. Portanto, é preciso estruturar essa elaboração e aplicação de tais normas para um compliance adequado.
E isso vale tanto para uma empresa de mancal de rolamento como para todas as empresas que querem estar adequadas no compliance.
Entenda o público de acordo com a LGPD
O primeiro ponto para alinhar o compliance na sua empresa é projetar suas políticas e processos de compliance com a LGPD.
Isso porque, hoje em dia, tudo acaba se aliando ao meio digital, logo, é um dos primeiros aspectos a serem considerados. Além disso, para entender de quais públicos você coleta, armazena e utiliza dados pessoais é preciso fazer de acordo com a LGPD.
Estes podem ser clientes e potenciais clientes, funcionários, fornecedores e outras partes interessadas.
Portanto, é necessário saber quem é o titular dos dados, tanto para saber de quem você precisa do consentimento, quanto para desenvolver uma política de privacidade com o tom adequado para esse público.
Conscientize e treine a equipe
Construir tudo em termos de dados, operações e conformidade é inútil sem treinar as equipes sobre os novos processos de conformidade.
Dessa forma, as empresas devem facilitar treinamentos e recalls regulares para esclarecer as informações contidas nas políticas de conformidade e oportunidades relacionadas à LGPD.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
