Para se tornar mais produtivo e entregar melhores resultados, manter a organização em dia é crucial, pois ela afeta o seu desempenho, bem como o seu humor
Com a rotina agitada do dia a dia, muitas vezes acumulamos itens desnecessários que se tornam verdadeiras distrações, não é mesmo? Quem nunca passou por isso? No entanto, quando os seus objetos de trabalho estão organizados, o aumento da eficiência e a melhora do seu humor é notavelmente percebido.
Graças às estratégias de arrumação, é possível otimizar o ambiente de trabalho com artefatos que promovem a ordem, como o gaveteiro organizador, que, apesar de simples, pode fazer uma grande diferença ao categorizar e armazenar materiais de escritório, documentos e outros itens essenciais, facilitando a rápida localização.
Portanto, a organização eficiente do seu ambiente de trabalho pode não só aumentar sua produtividade, mas também tornar seu dia mais fluido e menos estressante.
O que é a ferramenta 5S?
A ferramenta 5S surgiu no Japão. Trata-se de uma metodologia que tem como proposta manter em ordem o local de trabalho, para aumentar a eficiência e a segurança no exercício do ofício. O nome 5S significa:
- Seiri (Senso de utilização): descartar o que é desnecessário;
- Seiton (Senso de organização): organização eficiente para fácil acesso;
- Seiso (Senso de limpeza): manter o local limpo e arrumado;
- Seiketsu (Senso de padronização): padronizar para manter a limpeza e arrumação;
- Shitsuke (Senso de disciplina): seguir as regras a fim de manter a estratégia.
Logo, as pessoas ou empresas que desejam manter o espaço de tarefas organizado para obter maiores resultados, o 5S vai ajudar a eliminar os itens menos importantes, reduzindo a confusão visual ao focar apenas no que é essencial, gerando uma grande economia de tempo.
Além disso, ele mantém um padrão lógico que distribui os objetos por tamanho, cor, utilidade, etc. Essas ações garantem um ambiente limpo e agradável, acarretando inúmeros benefícios para a produtividade como:
- redução do tempo e esforço desperdiçados;
- facilidade no fluxo de trabalho e redução de interrupções;
- melhoria na qualidade do trabalho;
- ambiente mais agradável, aumentando a satisfação e a motivação dos funcionários;
- diminuição de risco de acidentes, criando um ambiente de trabalho mais seguro.
Dessa forma, podemos afirmar que aplicar a metodologia 5S, seja em casa, seja na empresa, é uma estratégia poderosa que eleva a eficiência e produtividade por meio da organização.
Como organizar o seu ambiente de trabalho na prática
Para ser mais eficiente, adotar as práticas de organização de espaço é o primeiro passo para tornar o lugar mais proveitoso.
Elimine a desordem física
Nesta primeira etapa, aplicamos o senso de utilização, separando tudo o que não é essencial. Assim, deixe na mesa apenas o que você usa diariamente. Os organizadores com caixas, bandejas e prateleiras ajudam a manter tudo no devido lugar. Por isso, utilize clipes, canaletas e organizadores de cabos para evitar a bagunça.
Minimize a desordem digital
A limpeza da sua caixa de e-mail também ajuda a preservar somente o necessário. Por isso, regularmente delete e arquive documentos antigos, assim como crie um sistema de pastas intuitivo para facilitar a localização dos arquivos. Nesse caso, as ferramentas de gestão também podem ajudar a gerenciar tarefas e projetos.
Configure um layout ergonômico
Para maior eficiência, ter à disposição bons equipamentos de trabalho garante a sua segurança. Portanto, arrume a cadeira de modo que seus pés fiquem diretos e bem posicionados no chão e seus braços formem ao digitar um ângulo de 90 graus. Preocupe-se com a tela, que deve estar ao nível dos olhos em prol de evitar dores e tensões no pescoço. Por fim, use um apoio para os pés, se necessário, para manter uma postura confortável.
Utilize organizadores e divisores
Os divisores de gaveta são ideais para separar os itens como canetas, grampos e outros materiais de escritório. Já as prateleiras ajudam a organizar livros, documentos e objetos de referência, que podem ser usados para manter visíveis notas e lembretes sem ocupar espaço na mesa.
Estabeleça zonas de trabalho específicas
Determinar o espaço específico para realizar cada atividade como as áreas dedicadas à execução das tarefas diárias, para armazenamento de materiais e documentos raramente utilizados, livros de referência, manuais, equipamentos e de descanso, constrói mentalmente uma divisão que promove eficiência, produtividade e um ambiente de trabalho mais agradável.
Práticas para manter a área limpa e funcional
Sempre ao final de cada expediente, reserve 10 minutos para arrumar e limpar a área de trabalho. Dessa forma, fazendo uma manutenção uma vez por semana mais detalhada para garantir que tudo esteja no lugar. Não se esqueça de fazer uma triagem regular para se livrar de papéis e objetos que não são mais necessários.
