Como você provavelmente já sabe, a rotina de quem precisa cuidar de uma empresa envolve uma série de medidas para evitar certas situações prejudiciais, e isso envolve a implementação de um Sistema de Cotações.
Em resumo, a cotação de preço tem o objetivo de ajudar a proteger as empresas contra aqueles preços flutuantes.
Por mais que o custo de uma mão-de-obra seja, na maioria das vezes, fixo, por outro lado, o custo dos materiais podem facilmente diminuir ou aumentar. Portanto, vale a pena analisar todos os custos da sua empresa para, posteriormente, mudar algo.
Nesse artigo, procuramos reunir as principais informações que você precisa saber sobre a cotação de preços. Confira:
Qual o papel da gestão de compras e dos fornecedores?
Resumidamente, a gestão de compras é um conjunto de técnicas utilizada para garantir que os bens e serviços adquiridos de uma organização possam funcionar perfeitamente.
Diante desse conceito, esse controle consegue ajudar o gestor a economizar o dinheiro da compra de bens e serviços.
Sabemos que, dentro de uma empresa especializada em pintura eletrostática a pó, por exemplo, a redução de custos e economia é essencial para garantir a saúde do negócio. Isso, na verdade, é aplicável na grande maioria das empresas.
É importante pontuar que o gerenciamento de aquisições está conectado diretamente com a gestão da cadeia de suprimentos que, por sua vez, é usada constantemente como uma estratégia eficaz.
Por exemplo, um conjunto de estratégias eficientes é essencial para a rotina de uma empresa de usinagem torno cnc, afinal, trata-se de um negócio que trabalha diretamente com processos que precisam ser executados da maneira mais rápida possível.
Dessa maneira, quando uma empresa tem estratégias eficientes, e cadeias de suprimentos bem gerenciadas, logo, é possível que a organização consiga se concentrar melhor na qualidade de entrega do produto e serviços, de modo que a expectativa dos clientes seja superada.
Dito isso, listamos abaixo as principais vantagens que uma gestão eficaz da cadeia de suprimentos pode proporcionar. São elas:
- Diminuição de custos operacionais;
- Maior capacidade de compras;
- Melhor qualidade no serviço;
- Processos simplificados;
- Gerenciamento eficiente de fornecedores.
Para que um processo possa funcionar da melhor maneira possível, é necessário verificar e rastrear todos os seus fornecedores para garantir que a entrega será realizada com sucesso, de preferência, no prazo que foi estipulado no contrato.
Em outras palavras, é muito importante que você mantenha uma boa comunicação com os fornecedores, e se sentir necessidade, comunique-os quando houver algum problema.
A rotina de uma empresa especializada em venda de cantoneira inox, e seus fornecedores, precisa ser baseada em uma comunicação saudável e eficiente, justamente para evitar certos problemas.
A sua empresa precisa estar pronta para mudanças, afinal, a eficiência de processos depende diretamente de alterações.
Para atingir bons resultados, o ideal é que a sua empresa esteja com uma equipe formada por profissionais qualificados e treinados.
Isso pode parecer um pouco óbvio, mas na verdade, de nada adianta executar um processo, como um recozimento tratamento térmico, com pessoas desqualificadas para esse tipo de atividade.
Em determinados casos, é interessante que os colaboradores tenham experiência em áreas diversificadas, devido ao fato de alguns ter mais facilidade de tratar diretamente com os fornecedores.
No geral, tente fazer uma análise para saber se cada equipe está com profissionais com a experiência necessária para lidar com as atividades.
Essa análise, na verdade, é super importante para você identificar o nível de produtividade no setores do seu negócio, ou seja, é uma ação que se aplica tanto em uma empresa de montagem industrial, quanto em outros negócios com setores.
O que é cotação de preços?
Sendo bem direto, a cotação de preços pode ser entendida como um documento comercial que disponibiliza ao destinatário uma série de detalhes relevantes sobre uma peça específica do trabalho, projeto ou pedido de produto.
Na maioria das vezes, uma empresa faz a produção e envia uma cotação de preço como resposta a alguém que teve interesse no produto, ou serviço, justamente para enviar informações importantes sobre o preço final, mas, obviamente, com a intenção de fazer a venda.
Considerando que sua empresa de oxicorte já está naquela etapa de enviar a cotação para alguém que se interessou sobre os seus serviços, é fato que você está lidando com um cliente potencial e, na realidade, é a melhor oportunidade para você fechar um negócio.
Entretanto, acontece que você não tem nenhuma garantia de fechar uma venda só por ter enviado uma cotação de preço.
Além disso, é muito comum que os clientes solicitem as cotações de outros fornecedores, o que é normal acontecer com empresas.
O que deve constar nas cotações?
Para que você possa entender, tenha em mente que uma boa cotação é baseada nas conversas que rolou entre o contratante e o fornecedor.
Ou seja, para enviar a cotação de uma válvula de retenção, por exemplo, o documento precisa ter todos os aspectos abordados durante a conversa entre as partes envolvidas.
Resumidamente, esse documento deve conter tudo aquilo que é relevante para o trabalho, ou serviço que está sendo negociado. Abaixo, listamos os itens mais importantes que devem estar no documento. São eles:
- Informações comerciais padrão;
- Preço;
- Impostos que podem ser aplicáveis;
- Datas;
- Formas e condições de pagamento;
- Data de expiração para a cotação;
- Termos e condições;
- Espaço para assinaturas.
Sabemos que são muitos detalhes para um documento, portanto, considere a ideia de usar um bom software com o portal do fornecedor para que você possa preparar essa documentação com todas as informações necessárias.
Quais os tipos de estratégias de preços?
É muito comum que um fornecedor não saiba precificar seus produtos/serviços da maneira correta. É fato que todos os fornecedores estão dispostos a oferecer o melhor preço para os seus clientes, mas, ao mesmo tempo, deve haver lucro.
Portanto, o processo para precificar os produtos de uma empresa deve ser baseada em uma estratégia pré-estabelecida, como:
- Calcular seus custos, em seguida, adicionar uma margem de lucro;
- Definir preços baseando-se nos concorrentes;
- Precificar baseando-se no valor do produto;
- Começar com um preço alto, e diminuir;
- Começar com um preço baixo, e aumentar mais tarde.
As estratégias acima nada mais são do que modelos para que você possa escolher e aumentar a concorrência da sua empresa e, consequentemente, ganhar cotação de preços.
Por exemplo, se você possui uma empresa especializada em correia transportadora, os modelos acima podem servir para começar uma nova jornada no seu negócio.
Como fazer uma cotação de preço?
Até aqui, você já deve ter conseguido uma boa noção sobre o que é a cotação de preços, agora, vamos apresentar duas formas para desenvolver esse documento. Confira:
Planilha
Em resumo, uma planilha de cotação de preços deve ter uma tabela que consiga descrever claramente os serviços prestados, além de conter os detalhes dos itens e o preço cotado.
O subtotal dos produtos e serviços que foram inseridos no arquivo, é calculado automaticamente. Se preferir, se você especificar o valor do desconto (se houver) e a porcentagem de imposto.
O interessante é que a planilha pode calcular automaticamente os valores totais da cotação através de fórmulas predefinidas.
A partir do momento que você conseguir finalizar os detalhes do documento, imprima-o ou faça a conversão para PDF para enviar ao seu cliente.
Sistema para gestão de compras e controle de cotações
Trata-se de softwares dedicados somente para fazer a gestão de compras e controlar as cotações. Contudo, é importante que você escolha um programa que possa fornecer propostas rápidas e alinhadas com as necessidades do seu cliente.
Ao conseguir automatizar esse processo, você naturalmente consegue adquirir mais tempo. Ou seja, em vez de escrever cartas de apresentação e editar planilhas, seus fornecedores irão passar mais tempo vendendo e os clientes poderão focar em outras atividades.
Conclusão
Por fim, você pôde entender que a cotação de preços pode ser o primeiro documento formal que um cliente pode receber de um fornecedor. Ou seja, se esse documento for um sucesso logo de início, consequentemente, a primeira impressão positiva estará criada.
No mais, vale a pena que o fornecedor continue se comunicando com os seus possíveis contratantes, e isso se aplica antes e depois da cotação. Procure mantê-los engajados, ajude eles a tomar a melhor decisão e forneça todas as informações pertinentes à situação.
A implementação de um Sistema de Cotações dentro de uma empresa, na verdade, também envolve um trabalho contínuo de melhorias de cotação no seu negócio.
Conforme melhor vai ficando, maiores serão as probabilidades dos fornecedores ganharem novos clientes, além dos contratantes obterem mais confiabilidade com os seus parceiros de negócio.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
