A gestão de despesas, especialmente relacionadas ao cartão combustível, é sempre um desafio para empresas de diferentes tamanhos e segmentos.
Com o aumento da mobilidade e a necessidade de deslocamentos frequentes, o controle de gastos com combustível tornou-se uma questão central para os heads de RH e DP.
Nesse contexto, o cartão combustível emerge como uma solução eficiente para facilitar a gestão de reembolsos e controlar as despesas de forma mais rigorosa.
Cartões pré-pagos vs. cartões corporativos
Quando falamos em cartão combustível para empresas, é fundamental entender as diferenças entre os cartões pré-pagos e os cartões corporativos, ambos utilizados para abastecimento de veículos e controle de despesas com combustível.
O cartão combustível pré-pago funciona de maneira semelhante a um cartão de débito. A empresa carrega um valor específico no cartão, que é então utilizado pelo funcionário para abastecer em postos de gasolina parceiros.
Esse tipo de cartão combustível para funcionários é particularmente útil para empresas que desejam limitar os gastos, oferecendo um controle mais rígido e pré-determinado.
Por outro lado, os cartões corporativos, que também podem ser usados para controle de combustível, oferecem mais flexibilidade.
Com eles, os funcionários têm acesso direto aos recursos da empresa, facilitando o pagamento e a gestão de despesas sem a necessidade de carregar valores previamente.
Isso se traduz em uma gestão mais dinâmica, permitindo que as empresas monitorem os gastos com combustível em tempo real e ajustem os limites conforme necessário.
A diferença chave entre os dois tipos de cartões está na forma de gestão e no nível de controle oferecido, sendo que os cartões corporativos permitem um acompanhamento mais detalhado e imediato das despesas.
Benefícios do cartão combustível para as empresas
Um cartão combustível traz inúmeros benefícios, que vão além da praticidade de uso.
Esses benefícios impactam diretamente a eficiência administrativa, a gestão financeira e a satisfação dos funcionários.
Entenda os principais benefícios a seguir:
Facilidade na gestão de reembolsos
O reembolso de despesas pode ser uma tarefa complicada e demorada, especialmente quando envolve despesas como combustível, onde a coleta e a verificação de recibos são processos manuais e suscetíveis a erros.
Com o cartão combustível, as empresas eliminam a necessidade de processos manuais para reembolsos, pois todas as transações são registradas automaticamente.
Isso significa que a empresa não precisa mais se preocupar com a coleta de recibos de papel, conferência manual ou possíveis fraudes.
A gestão de reembolsos torna-se mais eficiente e menos trabalhosa, permitindo que os gestores concentrem seus esforços em outras áreas estratégicas.
Controle e monitoramento de gastos
O cartão combustível permite que as empresas tenham uma visão clara e detalhada de todas as despesas relacionadas ao combustível.
Com a possibilidade de monitorar as transações em tempo real, as empresas identificam rapidamente erros ou gastos indevidos, garantindo uma gestão financeira mais assertiva.
Além disso, a utilização do cartão permite o detalhamento dos gastos por categoria, facilitando a análise e a tomada de decisões estratégicas.
Esse nível de controle é essencial para empresas que desejam otimizar seus recursos financeiros e reduzir despesas operacionais.
Eficiência administrativa
Ao centralizar as despesas em um único sistema, a empresa pode consolidar os dados de consumo de combustível, simplificando a gestão de frotas e reduzindo a carga de trabalho manual dos profissionais de folha de pagamento e DP.
Essa centralização não só melhora a precisão dos registros, como também agiliza o processo de auditoria e controle interno.
O resultado é um ambiente de trabalho mais organizado e produtivo, onde as tarefas repetitivas, manuais e demoradas são minimizadas.
Outras funcionalidades do cartão combustível
Um ponto interessante sobre o cartão combustível é que ele pode oferecer funcionalidades que vão além do abastecimento.
Muitos cartões de combustível permitem que as empresas utilizem o cartão para cobrir outras despesas relacionadas a viagens corporativas e transporte, como pedágios e serviços automotivos.
Além disso, a maioria desses cartões oferece uma rede credenciada de postos de gasolina e serviços automotivos, o que facilita ainda mais o gerenciamento de despesas e amplia as possibilidades de uso.
Essa flexibilidade adicional torna o cartão combustível uma ferramenta ainda mais valiosa para a gestão de frotas e para o controle de despesas em geral.
Ao unificar várias despesas em um único cartão, as empresas podem obter um controle mais abrangente e detalhado dos custos associados às atividades de transporte.
Como o cartão combustível facilita a vida dos gestores
Para os profissionais de folha de pagamento, RH e DP, a utilização do cartão combustível representa uma grande vantagem.
A possibilidade de automatizar a gestão de reembolsos reduz significativamente o tempo e o esforço necessários para processar as despesas de combustível.
O controle rigoroso oferecido pelo cartão também garante transações transparentes e facilmente rastreáveis, minimizando o risco de fraudes e erros.
Esses fatores combinados tornam o cartão combustível uma solução indispensável para empresas que buscam melhorar a eficiência e a precisão da gestão financeira.
Como calcular vale combustível para funcionários
Uma questão comum entre empresas que oferecem vale combustível é como calcular adequadamente o valor desse benefício para os funcionários.
O cálculo pode variar de acordo com a política interna da empresa, a distância percorrida pelo funcionário e o consumo médio de combustível do veículo utilizado.
Uma prática recomendada é basear o valor do vale combustível em uma média de quilometragem percorrida e no preço médio do combustível na região.
Isso garante que o benefício seja justo e atenda às necessidades dos colaboradores sem gerar gastos excessivos para a empresa.
Conclusão
O cartão combustível é uma solução prática e eficaz para empresas que desejam simplificar a gestão de reembolsos e garantir um controle rigoroso das despesas com combustível.
Ao adotar essa ferramenta, as empresas podem não apenas melhorar a eficiência, mas também garantir uma gestão financeira mais robusta e transparente.
Seja através de cartões corporativos ou pré-pagos, o cartão combustível oferece benefícios que podem transformar a maneira como as empresas gerenciam suas despesas relacionadas ao transporte e ao abastecimento de veículos.
