Fazer uso de um software para ajudar a realizar tarefas da empresa não é novidade. Entretanto, existem ferramentas que podem ajudar a gerenciar o seu negócio de forma a torná-lo mais eficiente e trazer mais resultados.
Existem grandes organizações por trás do processo de comprar caixas de papelão via internet, por exemplo, que não são claras para o cliente e que podem ser confusas, também, para empreendedores.
Conhecê-las melhor pode ajudar a otimizar o seu negócio e garantir que os sistemas da empresa sejam sustentáveis.
Como escolher um software para a sua empresa?
Antes de escolher um sistema, técnica, ferramenta ou método, é necessário fazer um bom levantamento das necessidades da sua empresa, entender o que é prioritário e quais são os principais problemas encarados no dia a dia.
Adaptações são necessárias sempre que uma novidade é implementada, e o uso dessas ferramentas pode significar uma remodelação completa na forma de se fazer uma determinada atividade.
Portanto, ter clareza do que se precisa e quais são os objetivos da empresa não só ajuda a escolher a ferramenta ideal Como também serve de motivação para a equipe durante o processo de ajustes.
Três tipos de software para otimizar a sua empresa
De programas para ajudar a encontrar o melhor tecido veludo preço a dispositivos que controlam a entrada e saída de funcionários, a automação chegou nas empresas para ajudar a melhorar a gestão e execução de tarefas.
Para escolher um bom sistema para a sua empresa, é preciso entender quais são as ferramentas disponíveis no mercado e como elas funcionam. Dessa forma, é possível alinhar as necessidades da sua empresa com o que o mercado tem a oferecer.
Para te ajudar nesse processo, nesse artigo você encontra três tipos de sistemas para serem implantados na sua empresa e otimizar o dia a dia.
1 – ERP
Do inglês Enterprise Resource Planning, a sigla significa “planejamento de recursos da empresa”. O software reúne informações de todos os setores da empresa, eliminando a necessidade de um programa de gestão para cada área.
Funciona como um porta etiquetas, em que cada etiqueta é o conjunto de dados de um setor, o que permite uma troca constante e atualizada de informações dentro da empresa, ao mesmo tempo que garante autonomia aos funcionários.
Softwares de ERP costumam ter algumas características importantes. São elas:
- Flexibilidade no uso, facilitando a adaptação de diversas empresas;
- Atualização de dados em tempo real para toda a empresa;
- Fluxo centralizado de informações de todos os setores;
- Automatização de processos.
Sem o sistema, não é raro que gestores precisem buscar informações em diferentes fontes e deixem passar algo importante, o que inviabiliza a utilização das análises feitas após o investimento de tanto tempo e esforço.
A centralização desse fluxo evita falhas de comunicação e outros erros que podem decorrer do envio de dados e arquivos de uma área da empresa a outra.
Benefícios do software
O principal benefício do uso desse sistema é a personalização. O ERP é criado para o seu negócio e abraça todas as suas necessidades quanto à gestão como um cinto de couro legitimo feminino.
É possível utilizar o mesmo sistema em todas as filiais e escritórios descentralizados da sua empresa, criando um ambiente ainda mais integrado.
Além disso, como já foi mencionado, ele diminui os erros de comunicação, garante o aumento da produtividade, integra os setores e ajuda na tomada rápida de decisões dentro da empresa.
2 – CRM
A sigla CRM vem de Customer Relationship Management, ou seja “Gestão de Relacionamento com o Cliente”. Essa ferramenta reúne de forma organizada todos os dados e informações dos clientes.
Integrado ao ERP, o CRM faz com que todas as áreas da empresa tenham acesso às informações sobre as vendas, opiniões do público, dados como gênero e idade, entre inúmeras outras coisas.
Um profissional que oferece um curso de operador de empilhadeira em um lançamento na internet precisa conseguir organizar os contatos recebidos a fim de transformá-los em leads e clientes no futuro, e através do CRM ele pode fazer isso com facilidade.
Qual a sua função?
O CRM é uma ferramenta importante de gestão de vendas. Ele permite conhecer os clientes a fundo, antecipar suas necessidades, criar campanhas mais assertivas, entre outras funções. No marketing digital, o CRM é vital para a eficácia do funil de vendas.
Saber quem são os clientes interessados no serviço de injeção plástica que a sua empresa oferece ajuda a construir um bom relacionamento com eles e melhorar o seu serviço para garantir a satisfação dos consumidores.
Existem duas formas de se utilizar essa ferramenta e é preciso entender as necessidades da sua empresa para escolher qual se adequa melhor. Entenda o que é CRM local e CRM na nuvem.
CRM local
Também chamado de CRM On-Premise, essa versão do software fica hospedada nos servidores da empresa, e precisa ser instalado em todos os dispositivos que precisam ter acesso às informações do sistema.
Esse formato exige alguns cuidados como manutenção periódica dos computadores, atualização do programa, medidas de segurança digital, grandes bancos de dados e boas máquinas para rodar o software sem engasgos.
Imagine que uma empresa que trabalha com tenda piramidal tenha cinquenta máquinas entre a sede, filiais e funcionários remotos. Para fazer a instalação é necessário ter uma chave de ativação e repetir o procedimento em todos os cinquenta computadores.
O ponto negativo é o risco de falhas de salvamento e a impossibilidade de acessar as informações no caso de queda de energia, por exemplo.
CRM na nuvem
Manter arquivos armazenados na nuvem já é parte do dia a dia da maioria das pessoas. O CRM na nuvem segue a mesma lógica.
Nesse formato, não é necessário ter uma licença e nem instalar o programa. Basta fazer a assinatura do serviço e acessá-lo de qualquer dispositivo com um login.
Dessa forma, a responsabilidade pela segurança dos dados é do software, assim como o fornecimento do espaço suficiente para armazenar os dados.
A empresa de tendas pode facilmente administrar os dados dos clientes interessados em alugar tenda para festa e compartilhá-los entre as unidades para oferecer um serviço mais ágil e com menos erros.
3 – BPM
BPM também é uma sigla vinda do inglês. Quer dizer Business Process Management, e significa, em português, “gestão de processos de negócio”.
A função dessa ferramenta é garantir a competitividade da empresa no mercado ao fornecer meios para aumentar a produtividade das equipes. Assim como o ERP, o BPM tem parte importante no compartilhamento de informações e na diminuição de erros nos processos da empresa.
Na prática, o BPM é um conjunto de práticas que devem ser revisadas e revisitadas de tempos em tempos para garantir que os processos continuem sendo efetivos. Existem algumas etapas importantes para a implantação do BPM na sua empresa.
Entenda como elas funcionam:
Mapeamento de processos
Entender quais são os processos da sua empresa e como eles funcionam é a etapa inicial da implantação de qualquer sistema de gestão.
É necessário fazer um diagnóstico detalhado com auxílio de representantes de todas as equipes para encontrar deficiências nas tarefas, reclamações dos funcionários e dos clientes e só então pensar em melhorias.
Essa etapa pode parecer desnecessária, afinal, todo gestor sabe o que há de errado com a empresa, certo? De forma genérica, sim, mas o mapeamento de processos permite identificar exatamente o que gera esses problemas e propor formas de resolvê-los.
Padronização
Aqui a intenção é fazer as equipes entenderem os benefícios que o BPM pode trazer. Definir um processo padronizado para servir de guia de boas práticas para os setores envolvidos é uma forma de acostumá-los ao sistema e preparar o terreno para mudanças futuras.
Otimizar processos que já vem sendo desenvolvidos pela empresa é uma tarefa que pode encontrar certa resistência, e isso é normal. As pessoas estão acostumadas com uma forma de executar suas atividades e dificilmente encaram mudanças com bons olhos.
A exceção é quando as alterações servem para corrigir um problema que interfere diretamente nas tarefas diárias. Portanto, se a sua empresa está buscando novos sistemas para melhorar as vendas, tenha paciência e permita que a sua equipe se adapte.
Em uma visão mais prática, a padronização oferece uma ideia mais clara de todo o processo e permite identificar os erros com muito mais rapidez e facilidade.
Melhoria
Também conhecida como Business Process Improvement (aprimoramento de gestão de processos, ou BPI), essa é a etapa em que as correções começam a ser feitas.
É preciso fazer um bom estudo das técnicas que serão utilizadas para garantir que os processos realmente funcionarão e trarão os resultados esperados. Realize testes e ajuste as alterações antes de implantá-las.
Buscar meios de melhorar a eficiência da sua empresa é uma tarefa que não termina nunca. A mudança de cultura trabalhista é constante e, com as inovações tecnológicas e movimentos sociais, é importante estar atento para não ser ultrapassado pela concorrência.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
